Deze handleiding beschrijft hoe je voorzieningen kan reserveren zoals vergaderruimte(s) fietsen en flip-overs in Outlook, bijvoorbeeld voor een vergadering met collega’s. Deze methode zorgt ervoor dat al jouw collages weten wanneer een voorziening niet beschikbaar is. En wanneer de afspraak komt te vervalen en je verwijderd deze afspraak uit je agenda zal ook meteen de voorziening weer beschikbaar komen voor je collega's.


        Hieronder leggen we stap voor stap uit hoe je in dit voorbeeld een vergaderruimte kan reserveren, ook gelden deze stappen voor fietsen en flip-overs.

Stap 1

Start Outlook op.

Stap 2

Klik linksonderin op “Agenda”.

Stap 3

Klik op je eigen agenda en navigeer naar de dag en tijd waarop je de vergadering wilt plannen. In het voorbeeld is dit maandag van 12:00-13:00.


Je kunt eventueel bovenin de kalenderweergave wijzigen. In het voorbeeld is dit ‘Werkweek’.

Stap 4

Geef een onderwerp op. In het voorbeeld is dit ‘Test’. Nodig vervolgens de mensen uit met wie je de vergadering wilt houden.

Stap 5

Nu is het tijd om een beschikbare ruimte te vinden.

    Klik bovenin op ‘Planningsassistent’.

Stap 6

Voeg de ruimtes toe die je op beschikbaarheid wilt checken.


    Klik linksonderin op ‘Ruimten toevoegen’.
    Typ de naam van het gebouw in het zoekveld.
    Dubbelklik de ruimtes die je wilt checken. In het voorbeeld zijn dit alle vergaderruimtes op de 3e verdieping van het Bestuursgebouw. Ze verschijnen onderin.
    Klik op ‘OK’.

Stap 7

Met de kamers onder elkaar geplaatst, zien we dat in dit voorbeeld alleen kamer 3.96 op de gewenste tijd beschikbaar is.



    Vink de andere kamers uit.
    Vink nu enkel de kamer aan die je wil reserveren.

Stap 8

Verlaat de planningsassistent en keer terug naar het afspraakvenster door bovenin op ‘Afspraak’ te klikken.

Stap 9

De ruimte is nu verschenen in het ‘Aan…’-veld, en staat ingevuld onder ‘Locatie’. Je kunt eventueel nog een bericht typen aan je collega’s, en dan het vergaderverzoek verzenden met de knop ‘Verzenden’.

Als je al weet dat een ruimte beschikbaar is, omdat je bijvoorbeeld altijd dezelfde ruimte op dezelfde tijd reserveert, kun je deze ook direct toevoegen door in het afspraakvenster de naam van de ruimte in het ‘Locatie’-veld te typen, of door op de knop ‘Ruimten’ te klikken, rechts naast het ‘Locatie’-veld. Het is dus niet nodig om altijd de planningsassistent te gebruiken. In deze handleiding gaan we er echter van uit dat je het voor het eerst doet, en/of de beschikbare ruimte nog moet bepalen.

Stap 10

Wanneer de ruimte succesvol is gereserveerd, krijg je een e-mail waarin de reservering van de ruimte is geaccepteerd.